Satınalma Şube Müdürlüğü
TANITIMI
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bünyesinde yer alan Satınalma Şube Müdürlüğü’nün kuruluş gerekçesini,124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları’nın İdari Teşkilatı hakkında kanun hükmünde kararname’nin 36 ıncı maddesinin (a) bendine göre Başkanlığımıza verilen görevler oluşturur.
Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı görevleri şunlardır;
a. Araç, gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek,
b. Temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım ve benzeri hizmetleri yapmak,
c. Basım ve grafik işleri ile evrak, yazı teksir hizmetlerini yerine getirmek,
d. Sivil Savunma, güvenlik ve çevre kontrolü işlerini yürütmek,
e. Verilecek benzeri görevleri yapmak.
124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı hakkında kanun hükmünde kararnamenin 36 ıncı maddesinin (a) bendine göre araç, gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmekBaşkanlığımızın görevleri arasında sayılmıştır. Üniversitemize verilen destek hizmetlerinin aksatılmadan yürütülmesi için gerekli olan mal ve hizmetlerin zamanında ve düzenli temini, tahsis edilen ödenekler dahilinde Satınalma Şube Müdürlüğümüz tarafından yapılır. Rektörlük ve Bağlı birimlerin belirlenen ihtiyaçları, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nda belirlenen alım yöntemleri uygulanarak karşılanır. Satınalma işlemleri her yıl Kamu İhale Kurumu tarafından yayınlanan parasal limitlere göre, alınacak hizmet ya da malzemelerin yaklaşık maliyetlerine bakılarak ihale veya doğrudan temin usulüyle gerçekleştirilir. Ayrıntılı harcama planları Maliye Bakanlığı’nın yayınladığı bütçe kanunu serbest bırakma oranlarına göre üçer aylık dilimler halinde yapılır. Elektrik, su, telefon, posta pulu, resmi gazete gibi tekel niteliğindeki alımlar ile D.M.O’den yapılacak alımların ödeme işlemleri 4734 Sayılı Kanuna tabi olmadığından, Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümlerine göre yapılır. Ayrıca ödenek tahsis edilen Üniversitemizin Rektörlük birimlerinin satınalmaları ile bazı ödemeleri mali yıl başlangıcında Harcama Yetkililiği uhdelerinde kalmak üzere verdikleri onaya istinaden aynı birimimiz tarafından yapılmaktadır.
Satınalma Şube Müdürlüğü’nün görev dağılımları ve iş akış süreçleri, verilen hizmetlerin niteliğine ve özellikle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı hakkında kanun hükmünde kararname ile Daire Başkanlığımıza verilen görevlerin en iyi şekilde yapılmasına göre düzenlenmiştir. Yapılacak hizmetlerin zamanında, aksatılmadan ve tahsis edilen kaynakların en etkin ve verimli biçimde kullanılabilmesi için Satınalma Şube Müdürlüğü, doğrudan temin ve ihale yoluyla alım birimleri olmak üzere iki bölümde yapılandırılmıştır. Bu bölümler görevlerini Kanun, Yönetmelik, Genelgeler vb. mevzuat hükümlerine göre yürüteceklerdir.
SATINALMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ:
· Hizmetin gerektirdiği her türlü kırtasiye, basılı kağıt, defter, toner ve benzeri mal ve malzemelerin alımını yapmak.
· Periyodik Yayın Alımlarını (Gazete, dergi, Resmi Gazete aboneliği) ve bunlara ait ödemeleri yapmak.
· Her türlü temizlik malzemesi alımlarını yapmak
· Eğitim birimlerinde kullanılmak üzere her türlü laboratuvar malzemesi ile temrinlik malzeme alımlarını yapmak.
· Başkanlığımıza ilgilendiren Her türlü bahçe malzemesi alımlarını yapmak
· Elektrik ve Doğalgaz tüketim bedellerinin ödemesini yapmak
· Haberleşme Hizmet Alımı Giderlerinden Posta , Telefon abonelik ve kullanım , Bilgiye abonelik , telsiz kullanım ve ruhsat işlemleri, uydu haberleşme hizmetleri alımlarını ve ödemelerini yapmak
· Her türlü ilan giderleri ile taşıtların zorunlu mali sorumluluk sigortası giderlerinin ödemelerini yapmak.
· Başkanlığımıza ilgilendiren işleri yapmak üzere kiralanan İş makinesi bedellerinin ödenmesini yapmak.
· Hizmet alımı ihalelerini yapmak ve üçüncü şahıslara ihale yoluyla yaptırılan temizlik , bakım ve taşıma işleri hizmet bedellerinin ödemesini yapmak.
· Her yıl personele verilecek Giyecek yardımı alımlarını ve ödemesini yapmak.
· Her türlü demirbaş ve mefruşat alımını yapmak.
· Temsil, ağırlama, tanıtma ve tören giderleri.
· Büro, işyeri makine ve teçhizat (Bilgisayar dahil) alımlarını yapmak,
· Makine-teçhizat, cihaz, bilgisayar ve taşıtların bakım onarımları ile bunların gerektirdiği yedek parçaların alımı.
· Her türlü işletme ruhsatı ödemeleri. (taşıtlar ile bina ve tesislerin işletilmesine ilişkin muayene harcı, ruhsat harçları)
· Her türlü bilgisayar yazılımı ve elektronik ortamda bilgiye ulaşım hizmeti alımı.
· Fuel-oil alım giderleri.
· Birimlerin ve Başkanlığımız Teknik Şube Müdürlüğünün talepleri doğrultusunda kamera, fotokopi, gibi makine teçhizatın bakım anlaşmaları ile gazete abonelik sözleşmelerinin yapılması
· Üniversitemize ait taşınmaz malların2886 sayılı devlet ihale kanununa göre kiralama ihalelerinin yapılaması.
TEŞKİLAT ŞEMASI VE YAPISI:
İhale Şefliği:
· Görevleri
· Üniversitemizin Bütçesinden Araç-gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetlerin yürütülmesi için Başkanlığımıza ayrılan ödeneklerle, Mali yıl için yayımlanan Bütçe Uygulama Talimatları doğrultusunda;
· 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 19,20,21. maddelerine göre İhale yoluyla yapılmasına karar verilen satın alma işlemlerinin, kanun yönetmelik ve genelgelere göre yapılmasını sağlanmak
· Birimin ödeneklerini kontrol etmek. Ödeneklerin serbest bırakma veya ek ödenek taleplerini yazmak.
· Üniversitemizin öz kaynaklarından aktarımı yapılan ödeneklerin ayrıntılı harcama planlamasını ihtiyaçlara göre düzenlemek,
· Satınalınan mal veya hizmetin teslim alınmasının yaptırılması.
· Taşınırlar için: kayıt işlem fişi,hizmetler için:hizmet kabul tutanağı, yazılımlar için: muayene kabul tutağının hazırlanması için gerekli işlemlerin yaptırılması.
· Gerçekleştirilen iş ve işlemlere ait düzenlenecek belgelerin, merkezi yönetim harcama belgeleri yönetmeliğine uygun olarak hazırlanılması işlemlerini yapmak.
· Hazırlanan Ödeme emri belgesinin ve eklerinin ön mali kontrolünü yapmak.
· Hazırlanan Ödeme emri belgelerini paraflamak, Harcama ve Gerçekleştirme görevlilerine imzalatmak.
· Biten işlemlere ait Ödeme Emri Belgelerinin Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilmesi.
· İşlemleri tamamlanan alımların sonuçlarını Başkanlımızın internet sitesinde yayınlanmasını sağlamak
Verilecek diğer görevleri yapmak.
Doğrudan Temin Şefliği:
Görevleri:
· Üniversitemizin Bütçesinden Araç-gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetlerin yürütülmesi için Başkanlığımıza ayrılan ödeneklerle Mali yıl için yayımlanan Bütçe Uygulama Talimatları doğrultusunda;
· 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22. maddesine göre Doğrudan Temin yoluyla yapılmasına karar verilen satın alma işlemlerini , kanun yönetmelik ve genelgelere göre yapılmasını sağlanmak,
· Birimin ödeneklerini kontrol etmek. Ödeneklerin serbest bırakma veya ek ödenek taleplerini yazmak.
· Üniversitemizin öz kaynaklarından aktarımı yapılan ödeneklerin ayrıntılı harcama planlamasını ihtiyaçlara göre düzenlemek,
· Tedarikçiler tarafından düzenlenen faturaları ilgili personele dağıtımlarını yapmak.
· Elektrik, su, telefon, posta pulu, resmi gazete gibi tekel niteliğindeki alımlar ile D.M.O’den yapılacak alımlar 4734 Sayılı Kanuna tabi olmadığından , Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümlerine göre ödeme işlemlerini takip etmek.
· Gerçekleştirilen iş ve işlemlere ait düzenlenecek belgelerin, merkezi yönetim harcama belgeleri yönetmeliğine uygun olarak hazırlanılmasını temin etmek.
· Hazırlanan Ödeme emri belgesinin ve eklerinin ön mali kontrolünü yapmak.
· Hazırlanan Ödeme emri belgelerini paraflamak, Harcama ve Gerçekleştirme görevlilerine imzalatmak.
· Biten işlemlere ait Ödeme Emri Belgelerinin Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilmesini temin etmek.
· İşlemleri tamamlanan alımların sonuçlarını Başkanlığımızın internet sitesinin Doğrudan Temin bölümünde yayınlanmasını sağlamak.
· Verilecek diğer görevleri yapmak.