ÜNİVERSİTE KALİTE POLİTİKASI
Üniversite Kalite Politikası için lütfen TIKLAYIN
PDREM ORGANİZASYON ŞEMASI
GÖREV TANIMLARI
Müdürün görevleri
MADDE 9 – (1) Müdürün görevleri şunlardır:
a) Merkezi temsil etmek.
b) Yönetim ve Danışma Kurullarını toplantıya çağırmak, toplantı gündemini hazırlamak, toplantılara başkanlık etmek ve alınan kararları uygulamak.
c) Merkezin idari işlerini yürütmek.
ç) Merkezin amaçları doğrultusundaki çalışmaların düzenli bir şekilde yürütülmesi ve denetimi için gerekli önlemleri almak.
d) Yurt içi ve yurt dışındaki ilgili merkez ve kuruluşlarla işbirliği yaparak amaca uygun projeler yapılmasını ve karşılıklı işbirliğini gerçekleştirmek.
e) Merkez çalışmalarının gerektirdiği görevlendirmeleri yapmak.
f) Merkezin çalışma planlarını hazırlamak ve Yönetim Kurulunun görüşünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak.
g) Merkezin hazırlanan yıllık faaliyet raporunu her yılın aralık ayında Rektörlüğe sunmak.
Yönetim Kurulu
MADDE 10 – (1) Yönetim Kurulu: Müdür dâhil beş kişiden oluşur. Yönetim Kurulu üyeleri, Müdürün önereceği Merkezin faaliyet alanlarında deneyimli kişiler arasından Rektör tarafından üç yıllık süre için görevlendirilir. Süresi biten üyeler yeniden seçilebilir. Süresi bitmeden ayrılanların veya altı aydan fazla Üniversite dışında görevlendirilenlerin yerine aynı usulle yenileri görevlendirilir. Yönetim Kurulu salt çoğunlukla toplanır ve kararlar oy çokluğu ile alınır.
Yönetim Kurulunun görevleri
MADDE 11 – (1) Yönetim Kurulunun görevleri şunlardır:
a) Bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak Merkezin çalışmalarını düzenlemek.
b) Amaçları doğrultusunda Merkezin yönetimi ve çalışmaları ile ilgili kararlar almak, Merkezin bünyesinde kurulacak çalışma grupları ve bu gruplarda görevlendirilecek kişilerle ilgili önerileri karara bağlamak.
c) Merkezde çalışacak uzman ve teknik personele ilişkin ihtiyaç ve görüş bildirmek.
ç) Merkezde yürütülecek tüm faaliyetlerle ilgili esasları kararlaştırmak.
(2) Yönetim Kurulu yılda en az iki kez olağan ve gerektiğinde olağanüstü olarak Müdürün çağrısı üzerine toplanır.
Danışma Kurulu
MADDE 12 – (1) Danışma Kurulu; Merkezin faaliyet alanlarında deneyimli, Üniversitenin veya diğer üniversitelerin öğretim elemanları ile istekleri halinde ilgili kurum ve kuruluşlardaki uzman kişiler arasından Yönetim Kurulunun önerisi üzerine Rektör tarafından üç yıllığına seçilen beş üyeden oluşur. Boşalan üyeliklerin yerine kalan süreyi tamamlamak için aynı usulle yeni üyeler seçilir. Süresi biten üyeler yeniden seçilebilir.
(2) Danışma Kurulu Müdürün çağrısı üzerine yılda en az bir kez salt çoğunlukla olağan olarak toplanır. Müdür gerekli gördüğü takdirde Danışma Kurulunu olağanüstü olarak da toplantıya çağırabilir. Danışma Kuruluna Müdür başkanlık eder.
Danışma Kurulunun görevleri
MADDE 13 – (1) Danışma Kurulu; Merkezin faaliyetleri ile ilgili olarak Yönetim Kurulunun ihtiyaç duyduğu konularda değerlendirmeler yapar ve konsültasyon niteliğinde görüş ve önerilerde bulunur.
İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ
PDREM Başvuru, Randevu Oluşturma ve Sonlandırma İş Akış Süreci (Ek-14)
1- Pamukkale Üniversitesi öğrencileri (önlisans/lisans/lisansüstü) Pusula Bilgi Sistemi’ne giriş yaptıktan sonra PDREM Randevu Sistemi’ne (Ek-1) tıklayarak başvuru yapabilirler.
2- Başvuru formu (Ek-2) ve ilgili ölçekleri (Ek-5,6,7,8) doldurduktan sonra başvuruları tamamlanmış kabul edilir (Ek-16). Başvurularını tamamlayan öğrenciler elektronik ortamda Bilgilendirilmiş Onay Formu’nu (Ek-20) kabul ederler. Formun bir kopyası öğrencinin e-mail adresine gönderilir.
3- Başvurusu eksik kalan öğrenciler Sekreter tarafından aranır ve formları doldurarak başvurularını tamamlamaları yönünde bilgilendirilir. 1 hafta boyunca başvuru formlarını tamamlamayan öğrencilerin başvuruları sonlandırılır ve öğrencinin statüsü ‘Drop” yapılır. Drop (Randevusuna habersiz katılmayan öğrencinin görüşmesinin sonlandırılması) olan öğrenci dilediği takdirde tekrar başvuru yapabilir.
4- Başvurularını tamamlayan öğrenciler Sekreter tarafından bekleme listesindeki sırasına göre aranır ve kendi programlarına uygun bir tarih ve saate ön görüşme için randevu oluşturulur.
5- Ön görüşme, psikolojik danışma süreciyle ilgili bilgilendirme yapılan ve öğrencinin PDREM’den beklentilerinin netleştirildiği oturumdur.
6- Öğrenci dilerse yüz yüze, dilerse online psikolojik danışma hizmetinden faydalanabilir.
7- Yüz yüze psikolojik danışma PDREM’de yapılır. Online psikolojik danışma Skype aracılığıyla gerçekleştirilir.
8- Online psikolojik danışma hizmetinden faydalanmak isteyen öğrencilere ön görüşme öncesinde nasıl bağlanacaklarına ilişkin detaylı bir açıklama ve PDREM web sitesinin Sıkça Sorulan Sorular sayfasının linki e-mail olarak gönderilir (Ek-3). Yüz yüze için SSS e-mail atılır. (Ek-4)
9- Başvurusunu tamamladığı halde, ön görüşme randevusu için Sekreter tarafından farklı günlerde 3 kere aranıp ulaşılamamış öğrenciler 1 hafta sonunda ‘Drop’ statüsüne getirilir ve başvuruları sonlandırılır. Drop olan öğrenci dilediği takdirde tekrar başvuru yapabilir.
10- Öğrenci, PDREM’den eğitim-öğretim hayatı boyunca ihtiyaç duyduğu sürece hizmet alabilir. Başvuru yaptıktan sonra 4 oturum bireysel psikolojik danışmanlık hizmeti alabilir. Başvuru sayısında sınırlama bulunmamaktadır. 4 oturum gerçekleştikten sonra ihtiyacı devam ediyorsa tekrar başvuru yaparak 4 oturum daha hizmet alabilmektedir.
11- Ön görüşmeden sonra psikolojik danışma hizmeti almaya devam eden öğrenciler, bir sonraki randevularına katılamayacakları durumda 24 saat önceden haber vermelidir. Aksi takdirde bir oturum hakkını kullanmış sayılır. Önceden haber verdiği durumlarda öğrencinin programına göre yeniden randevu tarihi belirlenir.
12- Önceden haber vermeden randevusuna bağlanmayan ve ertesi işgünü içinde yeni randevu için Sekreterya ya da psikolojik danışman ile iletişime geçmeyen öğrencilerin başvuruları sonlandırılır ve öğrencinin statüsü ‘Drop’ yapılır. Drop olan öğrenci dilediği takdirde tekrar başvuru yapabilir.
13- Önceden haber vermeden üç kez randevusuna gelmeyen/bağlanmayan öğrencilerin içinde bulunulan eğitim-öğretim döneminde tekrar başvurma hakları sınırlandırılır. Öğrenci dilerse bir sonraki dönem tekrar başvurabilir.
Diğer Birimlerden Gelen Talepler için İş Akış Süreci
Pamukkale Üniversitesi Rektörlük birimine bağlı olarak kurulan PDREM’den talep edilen hizmetlerin (psikoeğitim, bilgilendirme, grup çalışmaları, önleyici hizmetler, krize müdahale, kriz sonrası hizmetler vb.) resmi yazı aracılığıyla DYS sistemi üzerinden iletilmesi gerekmektedir. PDREM’in hizmet tanımları için bkz. Ek 15. PDREM’den istenen hizmet talepleri Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir. Resmi yazışmalar olmadan, randevu alınabilecek durumlarda randevu almadan PDREM’den hizmet talep edilmemelidir. Öğrenci Destek Birimleri’nden yapılan yönlendirmelerde, öğretim elemanının öğrencinin PDREM Randevu Sistemi’nden başvurusunu yapması yönünde öğrenciyi bilgilendirmesi gerekir.
Acil Başvurular (Ek-13), Gizlilik İlkesi ve Psikiyatri Sevk Süreci
1- Temel Başvuru Formu’nda ‘Şu an kendime zarar verme düşüncem var’ maddesini işaretleyen öğrenciler acil başvuru (Ek-17) olarak kabul edilir. Aynı gün içerisinde randevu verilir.
2- Temel Başvuru Formu’nda ‘Lütfen sizi PDREM’e getiren sorundan kısaca bahseder misiniz?’ sorusuna intihar düşüncesi, intihar planı veya intihar girişimi ile ilgili ifadeler yazan öğrenciler acil başvuru olarak kabul edilir. Aynı gün içerisinde randevu verilir.
3- Beck Depresyon Envanteri’nden 30 puan ve üstü skoru olan öğrenciler kritik başvuru olarak kabul edilir. Aynı hafta içerisinde randevu verilir.
4- Beck Depresyon Envanteri’nde ‘Kimi zaman kendimi öldürmeyi düşündüğüm oluyor ama yapmıyorum’, ‘Kendimi öldürmek isterdim’ ya da ‘Fırsatını bulsam kendimi öldürürdüm’ maddelerini işaretleyen öğrenciler acil başvuru olarak kabul edilir. Aynı gün içerisinde randevu verilir.
5- Acil kabul edilen öğrencilerin Pusula Bilgi Sistemi’nde belirttikleri iletişim numaraları 3 kez aranır. Ulaşılamadığında acil iletişim numaraları 1 kez aranır. Ulaşılamadığında öğrenciye PDREM’i aramasına yönelik bir e-mail gönderilir (Ek-9). 1 hafta içerisinde PDREM’e dönüş yapmayan öğrencilerin başvuruları ‘drop’ statüsüne getirilerek sonlandırılır. Drop olan öğrenci dilediği takdirde tekrar başvuru yapabilir.
6- Akademik ya da idari personel tarafından ‘acil’ olarak PDREM’e yönlendirilen ve kendine ya da başkasına zarar verme potansiyeli olduğu değerlendirilen öğrenciler acil başvuru olarak kabul edilir. Aynı gün içerisinde öğrenci konuşabilecek duruma geldiğinde Pusula Bilgi Sistemi’nden başvuru yapması beklenmeden görüşme yapılır ve aciliyeti değerlendirilir.
7- Acil görüşmenin içeriğini acil durumla ilgili bilgi alma, intihar düşünceleri/planı/girişimi hakkında bilgi alma, öğrencinin başa çıkma kaynaklarıyla ilgili (bilişsel, sosyal, ekonomik, sanatsal, fiziksel) bilgi alma, öğrenciyi psikolojik ve fizyolojik başa çıkma mekanizmalarıyla ilgili (sosyal destek, spor, sanat, burslar, fonlar, dernekler, kariyer merkezi, öğrenci toplulukları) bilgilendirme, psikiyatrik tanı ve tedavi sürecine dair önbilgi verme, öğrencinin psikiyatriye dair önyargılarını (varsa) gidermek üzere bilgilendirme yapma, psikiyatri poliklinik başvuru süreciyle ilgili bilgi verme, psikoterapiyle ilgili bilgi verme, psikiyatrik ilaçlar konusunda önbilgi verme ve öğrencinin önyargılarını (varsa) gidermeye çalışma oluşturmaktadır.
8- Öğrencinin kendine veya bir başkasına zarar vereceğine yönelik bir izlenim oluşursa gizlilik ilkesi uygulanmaz. Öğrencinin bağlı olduğu fakülte/enstitü/yüksekokul/meslek yüksekokulu Öğrenci Destek Birimi Başkanı ile iletişime geçilerek öğrencinin durumu hakkında bilgi verilir.
9- Acil Durum Yönlendirme Formu (Ek-10) doldurularak öğrenciye teslim edilir ve sisteme not olarak Sekreter tarafından yazılır. Öğrenciye teslim edilemediği durumlarda, öğrencinin acil iletişim numarası aranarak PDREM’den bu formu alması yönünde bilgi verilir. Öğrenci, Acil Durum Yönlendirme Formu ile birlikte Pamukkale Üniversitesi Psikiyatri Poliklinikleri’ne başvuru yapabilir.
10- Psikiyatri polikliniğine başvurusunu takip etme amaçlı 1 ay sonrasına takip görüşmesi için randevu verilir. Acil görüşme sırasında konuşulan konularda öğrencinin ne kadar gelişme gösterdiği değerlendirilir. Tedaviyi reddeden veya dirençleri olan öğrencilerin psikiyatrik destek alması için tekrar bilgilendirme yapılır, öğrencinin konuyla ilgili soruları cevaplanır.
11- Takip görüşmesinden sonra öğrencinin bireysel psikolojik danışma kapsamına uygunluğu tekrar değerlendirilir. Haftada 1 kez olmak üzere bireysel psikolojik danışma oturumlarına başlanır. Psikolojik danışma kapsamına uygun olmadığı düşünülen ve klinik tedaviye ihtiyaç duyan öğrenciler tekrar psikiyatriye ve psikoterapiye yönlendirilir ve başvurusu sonlandırılır. Psikiyatri Yönlendirme Bilgi Formu öğrenciye e-mail atılır. (Ek-11).
12- Psikiyatrik tedaviyi reddeden öğrencilerle bir takip görüşmesi daha yapılır.
13- Takip görüşmesi için 1 ay sonrasında öğrenciye uygun bir tarihe randevu verilir. Öğrenci takip görüşmesine önceden haber vermeden bağlanmazsa statüsü ‘Drop’ yapılır. Başvuru sonlandırılır.
Sekreterya İş Akış Süreci
1- Sekreter, Pusula Bilgi Sistemi’ndeki PDREM Randevu Sistemi’ndeki başvuruları takip etmelidir.
2- Sekreter Doküman Yönetim Sistemi’ndeki resmi yazışmaları takip etmelidir.
3- Sekreter PDREM Randevu Sistemi’nde yer alan başvuru formları eksik kalan öğrenciler ile iletişime geçerek formları tamamlaması yönünde bilgilendirme yapmalıdır.
4- Sekreter, bekleme listesinde sırası geldiği için aranan ancak ulaşılamayan öğrenciye e-mail atar (Ek-12) ve sıradaki öğrenciyi arayarak randevu oluşturur. 1 hafta boyunca ulaşılamayan/meşgule alan/açmayan ve PDREM’e dönüş yapmayan öğrenci ‘drop’ statüsüne alınır.
5- Sekreter sistemde BDÖ ve Temel Alan kırmızı renkte görünen acil başvurular için aynı gün içerisinde öğretim görevlilerini haberdar etmelidir.
6- Sekreter acil başvuru olduğunda öğrenci ile aynı gün içinde iletişime geçmelidir. Aynı güne randevu vermelidir. Aynı güne randevu verilemiyorsa öğretim görevlisinin öğrenci ile başvuru gününde iletişime geçmesine yardımcı olmalıdır.
7- Sekreter acil başvuru yapan öğrenciye ulaşmak için 3 kez öğrencinin iletişim numarasını aramalıdır. Ulaşılamadığı takdirde 1 kez acil iletişim numarası aranmalıdır. Ulaşılamadığı takdirde öğrencinin kayıtlı hesabına öğrenciye ulaşılamadığına yönelik e-mail gönderilmelidir (Ek-9).
8- Psikolojik danışma randevusu için online hizmet almayı tercih eden öğrencilere Skype kullanımı ve PDREM Sıkça Sorulan Sorular web sayfasının linki e-mail olarak atılmalıdır (Ek-3).
9- Sekreter psikolojik danışma süreci devam eden öğrencilerin randevularını ayarlamalıdır. Randevulardaki değişiklik, iptal, erteleme durumlarından öğretim görevlilerini haberdar etmelidir.
10- Randevusuz gelen öğrencileri PDREM başvuru süreci ile ilgili bilgilendirmelidir.
11- Randevusu olmayan ve acil olarak yönlendirilen öğrenciler ile ilgili öğretim görevlilerini haberdar etmelidir.
12- Başvuru formunu doldururken zorluk yaşayan veya formu yarım bırakan öğrencilerle ilgili öğretim görevlilerini haberdar etmelidir.
13- Sekreter drop statüsünde olup tekrar başvuru yapmak isteyen öğrencileri tekrar başvuru formunu doldurmaları gerektiği konusunda bilgilendirmelidir.
14- Acil görüşme randevularını öğretim görevlileri arasında belirli bir sırayı gözeterek ayarlamalıdır.
15- Sekreter Acil Durum Yönlendirme Formu’nu PDREM Müdürü’ne imzalatır. Öğrenciye teslim edildiği ve geri getirdiği tarihler Pusula Bilgi Sistemi’nde PDREM uygulamasına not edilir.
16- Sekreter Acil Durum Yönlendirme Formu’nu geri getirmeyen öğrencilerle ilgili öğretim görevlilerine bilgi vermelidir.
PDR Anabilim Dalı Lisans ve Lisansüstü Öğrencileri için İzlenen İş Akış Süreci
1. PDR Anabilim Dalı lisans ve lisansüstü öğrencilerine eğitim-öğretim kapsamında bireysel ve grupla psikolojik danışma uygulamaları dersleri için danışan bulmalarında PDREM destek olmaktadır. Bu kapsamda PDREM’e başvuruda bulunan öğrenciler telefonla aranarak lisans ve lisansüstü öğrencilerin uygulamaları hakkında bilgilendirilmektedir. Kabul eden öğrencilerin kişisel iletişim bilgileri, PDR lisans veya lisansüstü öğrencileri ile paylaşılmaktadır.
2. Birey ve grupla psikolojik danışma uygulamaları dersleri kapsamında hazırlanan afiş, poster, duyuru vb. gibi görseller PDREM’in sosyal medya hesaplarından paylaşılmaktadır.
3. PDREM’de kısmi zamanlı ya da gönüllü olarak çalışan PDR lisansüstü öğrencileri bireysel psikolojik danışma uygulamaları yapmaktadır. PDREM’de kısmi zamanlı çalışan lisans öğrencileri ise sekreterya işlerinde görevlendirilmekte ve psikolojik danışma uygulamaları yapmamaktadır.
HİZMET ENVANTERİ
HİZMET STANDARTLARI
FAALİYET RAPORLARI
Pamukkale Üniversitesi Psikolojik Danışma ve Rehberlik Eğitim, Araştırma ve Uygulama Merkezi'nin 2017 yılına ait Kurum İçi Değerlendirme Raporu (KİDR) ve ekleri aşağıda sunulmuştur.
Belgeler
PAÜ PDREM KİDR 2017
Ek-1: Toplantı Tutanakları
Ek-2: Başvuru Formu
Ek-3: Başvuru Formu (İngilizce)
Ek-4: Bilgilendirilmiş Onay Formu (Bireysel Psikolojik Danışma)
Ek-5: Bilgilendirilmiş Onay Formu (Psikoeğitim)
Ek-6: Öngörüşme Formu
Ek-7: Acil Yönlendirme Formu
Ek-8: Karşılama Ekibi Değerlendirme Anketi
Ek-9: Karşılama Ekibi Gönüllü Öğrenci Örnek Katılım Belgesi
Ek-10: Oryantasyon Programı Formatör Eğitimi Toplantısı İmza Listesi
Ek-11: Oryantasyon Programı Formatör Değerlendirme Anketi
Ek-12: İletişim Becerileri Ölçeği (İBÖ)
Ek-13: Kişilerarası İletişim Becerileri Semineri - Etkili İletişim Kurmak İçin Ne Yapmalıyız?
Ek-14: Kişilerarası İletişim Becerileri Semineri - Duygu Dağarcığı
Ek-15: Kişilerarası İletişim Becerileri Psikoeğitim Programı (8 Haftalık)
Ek-16: Kişilerarası İletişim Becerileri Psikoeğitim Programı Örnek Katılım Belgesi
Ek-17: ERASMUS Gelen Öğrenci Oryantasyon Programı - Kültür Şoku Semineri; Kültür Şoku Nedir?
Ek-18: PDREM İhtiyaç Analizi Anketi
Ek-19: Oryantasyon Programı Kitapçığı
Ek-20: Denizli Tanıtım Broşürü
Ek-21: PAÜ'ye Hoşgeldiniz - Kitap Ayracı
Ek-22: Oryantasyon Programı Çerçeve Sunumu
Ek-23: PDREM Haftalık Çalışma Programı
Ek-24 Pamukkale Üniversitesi İç Değerlendirme İlkeleri ve Süreci
Ek-25 Pamukkale Üniversitesi 2014-2018 Stratejik Planı
Ek-26 Karşılama Ekibi Etkinliği
Ek-27 PDREM Başvuru Kayıt Sistemi
Psikolojik Danışma ve Rehberlik Eğitim, Uygulama ve Araştırma Merkezi