PERSONEL HAREKETLILIĞI

Erasmus+ Personel Hareketliliği faaliyeti Erasmus Üniversite Beyannamesi sahibi yükseköğretim kurumlarında çalışan öğretim elemanlarının 1 akademik yıl içerisinde en az 8 saat ders vermek şartı ile en çok 2 aylığına başka bir Ortak Ülkelerde yer alan Erasmus Üniversite Beyannamesi sahibi bir yükseköğretim kurumunda ders vermesine ya da Erasmus Üniversite Beyannamesi sahibi yükseköğretim kurumlarında çalışan öğretim elemanları, yönetici kadro ve idari personel ile işletmelerde çalışan personelin Erasmus Üniversite Beyannamesi sahibi yükseköğretim kurumlarında veya işletmelerde eğitim alması/vermesine imkan sağlamaktadır. Eğitim Alma Hareketliği; Erasmus Personel Hareketliliği faaliyeti içerisindeki iki alt faaliyetten biridir.

  1. Personel Eğitim Alma Hareketliliği

Personel eğitim alma hareketliliği Türkiye’de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda istihdam edilmiş herhangi bir personelin, Ortak Ülkelerin birinde bir yükseköğretim kurumunda eğitim almasına veya Ortak Ülkedeki bir yükseköğretim kurumunda istihdam edilmiş personelin Türkiye’de bir yükseköğretim kurumunda ya da işletmede eğitim almasına imkân sağlayan faaliyet alanıdır. Bu faaliyet kapsamında kişinin mevcut işi ile ilgili konularda sahip olduğu becerileri geliştirmek üzere çeşitli eğitimler (işbaşı eğitimleri, gözlem süreçleri gibi) alması mümkündür. Konferans katılımları personel eğitim alma faaliyeti kapsamında uygun faaliyet olarak değerlendirilmemektedir. Personel eğitim alma hareketliliği kapsamında, program ülkesinde ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda istihdam edilmiş personelin, eğitim almak üzere ortak ülkede bir işletmeye gidebilmesi mümkün değildir. Personel Eğitim Alma Hareketliliği faaliyet alanı üç hareketlilik türünü içerir:

  • Üniversite personelimiz, ortak ülkedeki üniversiteye eğitim almaya gidebilir. Ortak ülkedeki üniversite personeli ülkemizde ki üniversiteye eğitim almaya gelebilir.
  • Ortak ülkede ki üniversite  personeli, ülkemizde ki akademik olmayan bir kuruma eğitim almak üzere gelebilir.
  • Üniversite personelimiz ortak ülkede ki akademik olmayan bir kuruma eğitim almak için gidemez.

Bu hareketlilik türünün amacı faydalanan kişilerin farklı bir kurumun deneyim/iyi uygulamalarını öğrenmelerine ve mevcut işleri için gerekli becerileri geliştirmelerine imkan vermektir. Temel faaliyetler iş başı eğitim programı, çalışma ziyaretleri, kısa görevlendirmeler vs. olabilir.

 

2.  Personel Eğitim Alma Hareketliğine Katılabilme Şartları

1. Erasmus Üniversite Beyannamesi sahibi bir yükseköğretim kurumunda öğretim elemanı, yönetici, idari personel olunması,

2. Hem gönderen hem de misafir olunan kurum tarafından kabul edilen bir iş planının (work plan) olması (İş planı taraflarca imzalanmış olmalı ve en azından gerçekleştirilecek programın genel amaç/hedeflerini, içeriğini ve beklenen sonuçlarını içermelidir)

 

  1. Başvuru Süreci ve İşlemler

3.1. Başvuru Ve Onay

Faaliyetten yararlanacak öğretim elemanlarımızın öncelikle duyurumuzdaki başvuru tarihleri içerisinde Puanlama Tablosunu doldururlar. Bütün başvurular değerlendirildikten sonra asıl olarak gitmeye hak kazanan Öğretim Elemanları veya personelimiz web sitemizde sonuç ilan duyurusunda ve aşağıda Erasmus+ Eğitim Alma Hareketliliği Başvuru Formuna (Application Form) ulaşabilirler. Başvuru formu  EN AZ ardışık 5 gün ve 8 saat olacak şekilde doldurulmalıdır.

 Formunuzu doldururken şu noktalara dikkat ediniz:

- Akademik ünvanınızı yazmayı unutmayın.

- Adres bilgilerinizi Türkçe olarak fakat İngilizce karakterlerle yazınız.

- Cep telefonu numaranızı ve e-posta adresinizi yazmanız karşı tarafla kolay iletişim kurmanıza yardımcı olacaktır.

- Ziyaret tarihleri (date of visit) görevlendirme istediğiniz tarihlerlerle aynı olmalıdır.

- Faaliyet süre aralığını belirlerken eğitim alacağınız günün hafta içine denk gelmesine dikkat edin ve toplam 7 günden uzun bir faaliyet süresi planlıyorsanız diğer günleri kendi imkanlarınızla finanse etmeniz gerekecektir.

- Eğitim alınacak toplam süre en az 8 saat olmalıdır. Bu eğitim saatleri yevmiye talep edilecek günlere bölünmeli.

- Ziyaret edilecek Üniversitenin iletişim bilgileri ve kodlar anlaşma formunda bulunmaktadır, formu  Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü web sayfasından edinebilirsiniz.

Başvuru formunu doldurduktan sonra kontrol edilmesi için lütfen Koordinatörlüğümüze word formatında e-posta ile gönderiniz. Formunuzda varsa eksilikler giderilecek ve size kısa zamanda geri gönderilecektir. Formun son halini onaylanması için e-posta ile ziyaret etmeyi planladığınız Üniversite’nin ilgili bölümüne göndermeniz ve karşı tarafı ziyaret planınız hakkında bilgilendirmeniz gerekmektedir. Karşı taraftan olumlu yanıt alırsanız formu imzalayarak e-posta ile taranmış kopyasını size göndermelerini isteyiniz ve size gönderilen formu e-posta aracılığıyla Koordinatörlüğümüze gönderiniz. Onaylı başvuru formunuz haftada bir ya da en az iki haftada bir Çarşamba günleri, saat 13:30‘da toplanan Uluslararası İlişkiler Komisyonu tarafından değerlendirilir.

Önemli Not: Tüm bu başvuru süreci en az 2 hafta sürmektedir. Yurtdışına çıkmadan önce tamamlanması gereken işlemlerde sorun yaşamamak için, hareketliliği gerçekleştirmeyi planladığınız tarihten yaklaşık olarak 1 ay önce başvuru sürecini başlatmanızı öneririz.

3.2. Görevlendirme

 Başvurunuz Komisyon tarafından onaylandıktan sonra görevlendirme işlemlerinize başlayabilirsiniz. Bunun için Fakültenizin Dekanlığına ya da Yüksekokul Müdürlüğünüze dilekçe vermeniz gerekmektedir. Görevlendirme talebiniz Rektörlüğe iletilecek ve Personel Daire Başkanlığından görevlendirme yazınız bölümünüze gönderilecektir. Rektörlük olurunuz çıktıktan sonra, Koordinatörlüğümüze gelerek Erasmus Hareketlilik Faaliyeti Hibe Sözleşmenizi imzalamanız ve avans ödemenizin yapılabilmesi için bu belgenin aslının Koordinatörlüğümüze ulaştırmanız gerekmektedir. Ödemenizin aksamaması için birimler arası evrak teslim süresini bizzat takip etmenizi ve elden teslim ederek süreci hızlandırmanızı öneririz.

3.3. Pasaport – Vize İşlemleri

Yurtdışına çıkabilmek için varsa pasaportunuzun süresini uzatmanız, yoksa pasaport çıkartmanız gerekmektedir. Yeşil Pasaport sahibi personellerimiz öncelikle gidecekleri ülkenin vize prosedürünü araştırmalı ve pasaport süresinin geçerli olup olmadığına dikkat etmelidirler. Gri Pasaportla yurtdışına çıkacak olan personellerimiz görevlendirme yazıları ile Personel Daire Başkanlığı’na başvurarak işlemlerini başlatabilirler ve gidecekleri ülkenin vize prosedürüne göre işlemlerini yürütürler. Buradan alacağınız yazı ile Denizli İl Emniyet Müdürlüğü, Pasaport Şubesine başvuracaksınız. Bilgi almak için 0258 265 1425 nolu santralden Pasaport Şubesini bağlatabilirsiniz.

3.4. Seyahat Planlamasi

Seyahat planlamanızı yaparken Ulusal Ajans’ın belirlediği şu kurallarına dikkat etmeniz gerekmektedir:

- Eğitim alma hareketliliğine katılan personelin, bulunduğu şehirden gideceği şehre kadar olan ulaşımı km bazında hesaplanır.  (ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm)

Önemli Not: Ödeme yapılabilmesi için Katılım Sertifikası, Başvuru Formunun aslı ayrıca Boarding Pass ve Pasaport Giriş - Çıkış sayfalarının fotokopilerinin koordinatörlüğe teslim edilmesi gerekmektedir.

3.5. Otel Rezervasyonu

Seyahat planlamanızı yaptıktan sonra ziyaret edeceğiniz şehirdeki konaklama imkânlarını araştırmanızı ve otel rezervasyonunuzu gitmeden yapmanızı öneririz. Bu konuda tavsiye almak için ziyaret edeceğiniz Üniversite ile iletişime geçebilirsiniz ve varsa konukevlerinde yer ayırtmalarını rica edebilirsiniz.

3.6. Euro Hesabi

Erasmus hibe ödemeleri Euro para biriminde yapılmaktadır. Koordinatörlüğümüz Halk Bankası ile anlaşmalı olduğundan ödemelerinizde kesinti olmaması için Halk Bankası 'ndan Euro hesabı açtırmanızı öneririz. Diğer bankalara yapılan ödemelerde ödeme başına yaklaşık 15 Euro’luk bir kesinti yapılmaktadır. Hesap açtırdıktan sonra IBAN numaranızı e-posta ile Koordinatörlüğümüze gönderiniz.

3.7. Avans Ödemesi

 Ulusal Ajans tarafından Üniversitemize tahsis edilen hibeden daha fazla sayıda personelin yararlanmasını hedeflediğimiz için eğitim alma hareketliliğinde toplam 7 günlük hibe ödemesi yapılmakta ve seyahat harcamaları karşılanmaktadır. Rektörlük görevlendirme olur yazısı Koordinatörlüğümüze ulaştıktan sonra toplam ödemenizin %70’i avans ödemesi olarak en kısa sürede Euro hesabınıza yatırılır. Ödemenin personel gitmeden önce yapılabilmesi için Rektörlük olurunun gidiş tarihinden en az 1 hafta önce çıkmış olması gerekmektedir. Hibe hesaplamaları aşağıda yer alan tabloda Ulusal Ajans’ın belirlediği hibe miktarları üzerinden şu şekilde yapılmaktadır:

[7 günlük faaliyet (2 Tam gün seyahat + 5 gün eğitim alma)] + [seyahat masraflarını (gidilecek olan ülkenin KM olarak hesaplanması)]

(KM Hesaplayıcı link için tıklayınız.)

Bu hibenin %70'i gitmeden önce, kalan %30'luk miktar döndükten sonra hesabınıza aktarılır. Eğer gidiş tarihinizle görevlendirme yazınızın bize ulaştığı tarih arasında yeterli süre olmazsa tüm ödeme tek seferde siz geri döndükten sonra yapılabilir.

2019-2020 Akademik Yılı İçin Geçerli olan Mesafe Bandı ve Seyahat Hibesi Tablosu

Elde edilen ''KM'' değeri

Hibe miktarı (EUR)

10-99 KM arası

20 €

100-499 KM arası

180 €

500-1999 KM arası

275 €

2000-2999 KM arası

360 €

3000-3999 KM arası

530 €

4000-7999 KM arası

820 €

8000 KM ve üzeri

1500 €

 

2019-2020 Akademik Yılı için geçerli olan Erasmus+ KA107 Personel Hareketliliği Günlük Bireysel Destek Hibe Miktarları Tablosu

Gönderen Ülke

Kabul Eden Ülke

Günlük hibe miktarı (EUR)

Türkiye

Ortak Ülke

180 €

Ortak Ülke

Türkiye

140 €

 

 Örnek Hesaplama: Cezayir'e giden bir personel hibe hesaplaması:

Cezayir’de 7 gün hareketlilik (5 gün eğitim alma hareketliliği artı 2 gün seyahat için bireysel destek) gerçekleştirildiği takdirde alınacak hibe aşağıdaki gibidir:

Günlük hibe miktarı 180 € olup 7 gün için hibe: 180x7=1260 € + 360 € Seyahat Hibesi = 1620 Avro

Gitmeden önce bu miktarın %70’lik kısmı (1134 €), döndükten sonra ise %30’lik kısmı (486 €) ödenir.

3.8. Yurt Dışında Yapılması Gereken İşlemler

 Yurtdışındayken lütfen şu noktalara dikkat ediniz:

- Biletlerinizi atmayın!

- Boarding Pass’larınızı kaybetmeyin!

- Öğretim programınızı imzalatın!

- Katılım sertifikanızı almayı unutmayın!

Ayrıca personelimizin, Erasmus ortağımız olan üniversiteye gittiklerinde varsa oradaki üniversitedeki öğrencilerimizle mutlaka görüşmeleri ve Uluslararası İlişkiler Ofisleri ile görüşmeleri ilişkilerimizin devamı için önemlidir. Eğitimin dışındaki zamanlar personelimizin kendi isteğine bağlı olarak bilimsel araştırmalar, kültürel faaliyetler, vs. için kullanılabilir.

3.9. Evrak Teslim

Personel geri döndüğünde aşağıdaki belgeleri Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğüne teslim eder:

- Onaylanmış İmzalı Başvuru Formu

- Katılım Sertifikasının Aslı

- Seyahat Biletlerinin Asılları

- Boarding Pass’lar

- Yurtdışı Çıkış - Giriş mühürlerinin bulunduğu pasaport sayfası fotokopisi

  Tüm bu evraklar Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğüne teslim edildikten sonra geri kalan %30’luk ödemeniz Euro hesabınıza yatırılır.