Kurum Dışı Evrak Gönderim İşlemleri
Kurum Dışı Evrak yazımında DETSİS seçimi
Kurum Dışı Evrak Gönderimi
Birime göndermeniz gereken evrakları, direkt olarak birim yetkilisine değil birim seçerek (Birim Evrak Sorumlusuna) göndermeniz gerekmektedir. Ancak birim evrak sorumlusu olmayan birimlerde kişi seçilerek gönderilebilecektir.
Kurum dışı giden evraklar eskiden olduğu gibi ıslak imzalı olarak birimlerdeki postalama işlemi yapan kişilere teslim edilecektir. “Evrakın Gittiği Yer” alanında “Kurum İçi ve Dışı “ seçeneği seçilecektir. Ardından Dağıtım Planının altındaki “Kurum Dışı “ sekmesinde Şekil 1’de görülen DETSİS' e tıklanarak gönderilecek kurum/kuruluş buradan seçilerek kaydedilecektir. Dağıtım Planının altındaki “Kurum İçi” sekmesinden birimlerde postalama işini yapan kişiler seçilerek kaydedilecektir. Sistem üzerinden postalama işini yapan kişiye evrak gelmeden postalama işi gerçekleştirilmeyecektir.
Şekil 1: Kurum Dışı Birim Seçme Ekranı
Birim evrak sorumluları evrak alır iken birim evrak sorumlusu kimliklerini, yazı yazar iken diğer kimliklerini (görev unvanlarını) seçmelidirler.
Gizli evrak için DYS üzerinde boş bir evrak oluşturularak sadece konusu ve gizlilik durumu girilecek, içerik eklenmeyecektir. Evrakın aslı eskiden olduğu gibi word üzerinde oluşturularak ıslak imzaya sunulacaktır. Evrakı onaylayacak yetkili hem ıslak imza ile evrakı imzalayacak hem de sistem üzerinden onay verecektir. DYS üzerinden onaylandığı anda evrak bir sayı numarası alacak ve bu numara ıslak imzalı evrakın üzerine manuel olarak yazılacak ve dağıtımı yapılacaktır.
Şablonlarda Kurum içi ve Kurum dışı giden evraklarda tek kırılım şablonu seçilirse birimin bağlı olduğu üst birim evrakta görünmeyecektir. Bu şablonlar sadece ana birimlere(enstitü/ fakülte/ yüksekokul/ meslek yüksekokulu vb… ) evrak gönderirken kullanılacaktır. Örnek olarak Mühendislik Fakültesine yazılan evrakta Rektörlüğe alanının görünmemesi için “Kurum İçi/ Kurum Dışı Giden Evrak Tek İmza-Tek Kırılım” şablonu seçilecektir. Ancak üst birimin evrakta görünmesi isteniyor ise” Kurum İçi/ Kurum Dışı Giden Tek İmzalı” şablonu seçilecektir.
Analiz ve Eğitim Şube Müdürlüğü
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı