İNŞAAT MÜHENDİSLİĞİ BÖLÜMÜ
COVID-19 SALGINI SÜRECİNDE YAPILACAK STAJLAR İLE İLGİLİ DUYURU
Birçok aşaması yüz yüze iletişim ile tasarım büroları ve şantiyelerde gerçekleştirilen staj sürecine, yaşanmakta olan COVID-19 salgını nedeniyle, en azından salgının seyri kontrol altına alınıncaya veya devlet yetkililerinin getirdiği kısıtlamalar belirli bir oranda kalkıncaya kadar bir süre ara verilmesi ve aşağıdaki koşulları sağlayan öğrenciler dışında yeni başvuru kabul edilmemesi yönünde karar alınmıştır.
Aşağıdaki koşulları sağlayan öğrencilerin sorumlulukları kendilerinde ve staj yapacağı firma veya kurumlarda olmak kaydıyla aşağıda belirtilen usul ve kurallar çerçevesinde staj işlemlerini gerçekleştirebilirler.
1-) Kataloğunda mevcut bütün derslerini başarıyla tamamlamış sadece stajları kalan öğrenciler,
2-) İçinde bulunduğumuz bahar dönemi sonunda veya en geç önümüzdeki yaz dönemi sonunda mezun olabilecek öğrenciler.
Stajlar için öğrencilerin iletişime geçeceği öğretim üyesi/elemanı
Öğrencilerin staj sürecinin başlatılması, başvuru ve onay, staj evrakının teslimi ve değerlendirilmesi aşamaları için iletişime geçeceği staj koordinatörlüğü üyeleri aşağıda belirtilmiştir. Sonrasında sürece ilişkin adımlarla ilgili bilgiler verilmiştir.
Staj yapacak öğrenciler, ilk yedi adım için (staj başvurusundan staj bitiminde evrakın teslimine kadar) Prof. Dr. Ali Haydar Kayhan (hkayhan@pau.edu.tr) veya Prof. Dr. Mustafa Tamer Ayvaz (tayvaz@pau.edu.tr) ile e-posta yolu ile iletişime geçecektir. Teslim edilen stajın değerlendirmesini yapacak olan staj koordinatörlüğü üyesi, diğer adımlar için öğrenci ile iletişime geçecektir.
1. Staj Başvuru Aşaması
Adım 1. Staj yapmak isteyen öğrenci, yukarıda belirtilen staj yapabilme koşulunu sağlayıp sağlamadığını kontrol eder. Bu koşulu sağlıyor ise, staj yapma isteğini ve bu koşulu nasıl sağladığını belirten dilekçeyi ile dilekçenin eki olan transkripti hazırlayarak bölüm staj koordinatörlüğüne başvurur. Başvuru için, danışman onaylı transkript ile üzerinde danışman görüşü de bulunan öğrenci imzalı dilekçeyi PDF formatında taratarak e-posta yolu ile staj koordinatörlüğüne gönderir. Dilekçesi değerlendirilen ve staj yapmasının uygun olup olmadığı tespit edilen öğrenciye bu bilgi, staj koordinatörlüğü tarafından PUSULA bilgi sistemindeki öğrenci e-posta adresi üzerinden verilir. Staj yapması uygun görülen öğrenci diğer adımlarda belirtilen işlemleri takip eder.
Adım 2. Öğrenci staj başvuru formunu PUSULA bilgi sistemi üzerinden doldurur ve staj başvuru formunun (bu form en az iki sayfa) çıktısını alır. Her sayfasını kendisi imzalar ve firmaya imzalatır. Form üzerinde eksik bilgi bulunmamalıdır. Staj başvuru sürecinde e-posta ve kargo işlemlerinin süresi ve sigorta giriş süreci dikkate alınarak, stajın, staj başvuru formunun PUSULA bilgi sistemine girilmesinden itibaren en az üç hafta sonra başlayacak şekilde planlanması önerilir. Aksi takdirde, onay ve sigorta girişi süreci bitmeden başlama süresi gelen stajlar geçersiz olacaktır.
Adım 3. Öğrenci kendisi ve firma tarafından imzalanan staj başvuru formlarını PDF formatında taratarak e-posta ile staj koordinatörlüğünün ilgili üyesine gönderir. Staj başvuru formlarının ıslak imzalı asıllarını ise staj sonunda diğer staj belgeleri ile birlikte gönderilmek üzere muhafaza eder (staj bitiminde, diğer staj belgeleri ile beraber onaylı staj başvuru formları gönderilmeyen stajlar geçersiz sayılacaktır). Daha sonra, PUSULA bilgi sistemine girerek stajı ‘Onaya Gönder’ butonuna basarak staj koordinatörlüğü onayına gönderir.
Adım 4. Staj koordinatörlüğü üyesi, öğrenci tarafından e-posta ile gönderilen PDF formatındaki staj başvuru formunu inceler ve eksik bilgi yok ise kayıt altına alır. Uygun olan staj başvurularını PUSULA bilgi sistemi üzerinden onaylar. Onay işleminden sonra sigorta işlemleri Mühendislik Fakültesi tarafından yapılır (bu işlemleri takip etmek öğrencinin sorumluluğundadır).
Adım 5. Staj koordinatörlüğü üyesi, onayladığı staj başvuru formunu imzalayıp, öğrenciye e-posta ile gönderir. E-postada, öğrenciye, staj raporunun hazırlanması amacıyla kullanılmak üzere, staj raporunun kapağı ve iç kapağı ile diğer sayfalarını da içeren bir Word şablonu gönderilir. Öğrenci, staj raporu şablonunun sayfalarını çıktı alacak ve raporunu bu sayfalara el yazısı ile yazacaktır.
3. Staj Raporu ve Staj Değerlendirme Formunun Teslimi
Adım 6. Öğrenci el yazısı ile hazırladığı, işyerindeki yetkililerce gerekli yerleri imzalanmış ve kaşelenmiş staj raporunu PDF formatında taratacaktır. Ayrıca, staj raporuna ek olarak sunulacak belgelerin de gerekirse PDF formatında hazırlanması gerekir. Örneğin, staj yapılan projelere veya yapılara ait mimari ve statik çizimler, hesap raporları, metraj raporları, zemin etüt raporu vb. ile staj raporuna konulmayan ilave fotoğraflar ve belgeler, staj raporunun eki olarak hazırlanmalıdır. Özetle, staj ile ilgili tüm belgelerin (firma staj değerlendirme ve anket formu hariç, bu belgeler firma tarafından hazırlanıp imzalanarak öğrenciye kapalı zarf içerisinde teslim edilmektedir) sayısal ortamda hazırlanmış olması gerekir. Staj belgelerinin en geç stajın bitiminden itibaren 30 gün içerisinde staj koordinatörlüğüne sayısal olarak teslim edilmesi gerekir. Dosya boyutlarının büyüklüğüne bağlı olarak staj belgelerinin e-posta ile gönderilmesi mümkün olmayabilir. Bu durum göz önüne alınarak, “WeTransfer, bulut depolama” vb. araçlar kullanılabilir.
Adım 7. Sayısal olarak gönderilen staj belgeleri (ıslak imzalı staj başvuru formu dahil) ile kapalı zarf içerisindeki firma staj değerlendirme formu ve anket formu, kargo ile stajın sayısal olarak teslim edildiği staj koordinatörlüğü üyesine gönderilecektir. Öğrenci teslimat adresi için ilgili staj komisyon üyesi ile görüşerek kargo sürecini (kargoyu gönderdikten sonra, hangi gün ve hangi kargo şirketi ile gönderdiği ile ilgili mail gönderecek, mailde kargo takip numarasını paylaşacak, kargo takip numarası ile kargonun teslim edilip edilmediğini kontrol edecektir) takip edecektir. Kargo sürecindeki (staj belgelerinin staj koordinatörlüğü üyesi tarafından teslim alınmasına kadar) tüm sorumluluk öğrenciye aittir. Öğrenci, staj belgelerini en geç stajın bitiminden itibaren 30 gün içerisinde staj koordinatörlüğüne ulaşacak şekilde kargoya vermelidir.
4. Staj Sonrası Değerlendirme
Adım 8. Stajların değerlendirmesi, daha önceki adımlar tamamlandıktan sonra gerçekleştirilecektir. Değerlendirme, staj belgelerinin değerlendirilmesi ve sözlü mülakat aşamalarından oluşmaktadır.
Adım 9. İlgili staj koordinatörlüğü üyesi, teslim edilen staj belgelerinin değerlendirmesini yapar ve bölüm staj değerlendirme formunun ilgili kısımlarını doldurur.
Adım 10. İlgili staj koordinatörlüğü üyesi, staj belgeleri üzerinden değerlendirme yaptıktan sonra öğrenci ile sözlü mülakat gerçekleştirir ve mülakat ile ilgili notlarını bölüm staj değerlendirme formuna işler. Stajlar için sözlü mülakat süreci görüntülü iletişim yöntemleri kullanılarak yapılacaktır. Mülakat tarihi ve yeri, öğrenciye staj belgesi üzerindeki iletişim bilgileri kullanılarak bildirilir.
Adım 11. Bölüm staj koordinatörlüğü tarafından değerlendirilen stajların notları, değerlendirme formları dikkate alınarak PUSULA bilgi sistemine girilir.